株式会社ホスピタリティエージェント

準備から各種⼿配までを⼀貫して⾏い、
万全な環境づくりまで、私たちが担います

私たちの⼿配業務は、単なる「⼿配」で終わりません。主催者様の⽬的や背景を丁寧にくみ取り、企業イベントに特化した視点で最適な形をご提案します。

会場‧宿泊の⼿配はもちろん、機材、飲⾷、スタッフ⼿配までワンストップで対応し、会議‧研修‧イベントがスムーズに進⾏する環境を整えます。

準備にかかる負担を軽減することで、ご担当者様が本来注⼒すべき「プログラムの質向上」や「参加者の満⾜度向上」に集中していただけます。それが、私たちが⼤切にしているサポートのかたちです。

主なサービス内容

会場手配: ホテル∕貸会議室∕研修施設など
宿泊手配: ホテル／合宿施設／短期・長期滞在施設など
交通手配: 貸切バス／その他交通各種
備品手配: 名札∕⽂房具∕各種備品
機材手配: 照明∕⾳響∕映像∕電源∕通信設備
食事手配: お弁当∕飲料∕ケータリング
その他: 運営スタッフなど

コンファレンス実施までの流れ

Flow

お客様

当社

お客様

01
お問い合わせ

お問い合わせフォームまたはお電話にて、実施時期・人数・エリアなどの
ご希望内容をご相談ください。
お客様当社

02
計画立案
目的や背景を伺い、計画をサポートします。
- 「何のための研修か」「どんな成果を目指すのか」など、目的やゴールを丁寧にヒアリングします。
- これまでご利用されてきた会場や運営方法を伺い、現状や課題を整理します。
当社

03
会場紹介・提案
条件に合う会場を比較し、最適な施設をご提案します。
- ご要望に沿った複数の会場を選定し、最適な選択肢をご案内します。
- ご検討をスムーズにする資料を作成します。
- 実際のイメージを感じていただけるよう、ご要望に応じて会場見学を手配・サポートします。
お客様

04
会場決定
ご検討のうえ会場をご決定ください。会場の予約や条件調整は当社が行います。
- 会場・宿泊・飲食の手配から、細かな条件調整まで一括して代行します。
- 重要な変更期日やタスクを細かく把握し、漏れのないよう管理します。
- 急な変更や調整にも柔軟に対応。安心してお任せいただける体制を整えています。
当社

05
会場との
打ち合わせ
ご要望に合わせて会場と細かく調整します。
- 会場と連携し、最適なレイアウトと必要備品をご提案します。
- 事前にリスクを洗い出し、トラブルを未然に防ぎます。
- 手配内容を集約した『確定書面』を作成。認識のズレをなくし、準備を万全に進めます。
お客様当社

06
当日
当日の運営をサポートし、円滑な進行を支えます。
- 事前の準備や調整を通じて、参加者が安心して研修に集中できる環境を整えます。
- 当日のトラブルにも柔軟に対応し、滞りない進行を支えます。
- ご要望に応じて、設営や受付、進行管理などの運営代行も承ります。
お客様当社

07
お支払い
各種費用をまとめてご請求いたします。
- 会場や各種手配先からの請求を取りまとめ、当社より一括でご請求します
- 支払い管理を一本化することで、経理業務の負担を大幅に軽減します。