業務内容 SERVICE
手配業務COORDINATE
「手配するだけ」ではありません。万全の環境が整うよう、「気配りまで」をお受けします。
私たちの手配業務は、一般的な手配の枠を超えています。会場や宿泊施設、備品等を、ただ手配するのではなく、コンファレンスを主催されるお客様の目的や要点を把握・理解したうえで、企業イベントに特化したエージェントならではの知見と経験に基づくコンサルティングを推進。細部に至るまで気を配り、案件に即した万全な環境を整えていきます。文房具やお弁当から舞台装飾、電気設備、スタッフ手配に至るまで、あらゆるご要望にワンストップでお応えできるため、ご担当者様は手配に関わる労力や時間を大きく軽減でき、プログラムを充実させる、参加者のマインドアップをはかるといった主催者様本来の業務に専念していただけます。
- 会場手配（ホテル、会議場、研修センター等）
- 宿泊手配（ホテル、旅館、合宿施設等）
- 交通手配（鉄道、航空、貸切バス等）
- 用品・備品手配（ファニチャー、文房具、各種用品等）
- 機材手配（照明・音響・映像・電源・通信設備等）
- 食事手配（弁当、食事、飲料、ケータリング等）
- その他（ディスプレイ、映像ツール、スタッフ等）
コンファレンス実施までの流れ
1お問い合わせ
2計画立案
3会場紹介・提案
（比較検討資料作成）
（会場見学手配）
4会場決定
5会場との打ち合わせ
6当日
7お支払い
煩雑な業務を当社がサポートすることにより、ご担当者様の負担を軽減でき、本来の業務に傾注できる時間を創出します。
運営業務OPERATION
イベント当日のスムーズな進行、現場での各種対応を一元的に請け負います。
私たちは教育研修をメインに、月平均約200件のイベント運営を請け負っています。参加者数は、数十～数百名の中小規模から、数千名の大規模まで。期間も半日・一日単位から半年間にわたる長期まで。お客様の業種、会場や内容によっても様々ですから、社内には多数の多岐にわたる現場運営の経験、ノウハウが集約されています。同時に、担当者が専任でお客様について、手配と運営を一貫して手がける体制を確立。事前の打ち合わせ、準備に始まり、当日のスムーズな進行管理、柔軟な現場対応、そして終了後は、評価点や問題点をフィードバックして改善提案を行うなど、一元的なサポートを進めます。運営事務局の全部または一部の機能を代行して引き受けることもできます。
- 参加者への当日案内、受付、誘導
- 会場の設営、機材・備品等の設置、管理
- 資料、文房具、用品等の配布
- 講師、通訳、司会者等のアテンド
- イベント進行管理
- スタッフへの指示、管理
- その他現場対応業務、運営事務局代行、他
アドミ業務ADMINISTRATION
お客様の事務局の一翼を担って、必要な管理業務を的確に提案・実行します。
アドミ業務は、「コンファレンス環境を整える手配」と「当日の進行管理と現場対応を行う運営」を継続的にお任せいただいたお客様のために、「事務局の一翼を担って、全般的な管理に携わる取り組み」です。手配と運営を橋渡ししながら、よりトータルなサポートを図るもので、例えばWebサイトを特設して、案内、登録、名簿、交通・宿泊の予約を一括管理する。作業フローや運営マニュアルの作成、資料の印刷・保管・発送、年間を通した備品や資材の保管・発送等の取りまとめ。あるいは終了後のアンケート集計や報告書作成など、常に事務局の立場で、その時々に求められるアドミ業務を的確に提案・実行。お客様のご負担を大幅に軽減いたします。
- 特設サイトの開設、メール連絡
- 参加者への事前案内、参加登録、交通・宿泊予約
- 問い合わせ対応、スケジュール管理、その他
- 作業フロー作成、文書・資料の印刷・発送
- 運営マニュアル、進行台本等の作成・管理
- アンケート集計、開催報告書作成
- 備品・資料の通年管理、工程管理、他
