【会議・研修の昼食はベストな選択を】
会議・研修の昼食の手配はなかなか難しいものです。トラブルを防いで参加者に喜んでもらうには、どのような点に気を付けたほうが良いのか、ちょっと変わった昼食など、年間3000件の研修・イベント手配を行っているホスピタリティエージェントの専門スタッフが解説します。
１．会議・研修時の昼食のスタイル
・お弁当
特に貸し会議室などは飲食施設がない場合がほとんどですのでお弁当の配達が主流です。会議室によっては提携があり、指定のお弁当屋さん以外は手配できない場合もありますので、注文する前に会場に確認が必要です。
・レストラン、飲食施設
ホテルや研修施設の場合は施設内のレストランで食事ができます。会議室とセットになっている場合や、例えば近隣の飲食店と提携があり、食券を発行してくれるといった場合もあります。
・ケータリング
最近はケータリング会社が数多くあり、会議室などへのデリバリーも手配ができます。
例えば、サンドイッチやピザなど軽めのランチから、本格的なビュッフェ料理まであらゆるオーダーが対応可能です。ただし、準備する場所が必要だったり、別の会場が必要だったりと事前にしっかりと打合せが必要になります。
ケータリングは温かい食べ物のご提供が可能だったり、立食の場合はより多くの方とコミュニケーションを取る良いきっかけにもなりますよね。
２．昼食スタイルを選ぶ際のポイント
１）主旨
昼食スタイルを選ぶときは会合の主旨をしっかりと考えましょう。
交流が必要な会合の場合は、ケータリングでランチビュッフェなども良いですし、長期にわた
って行われる研修などでは、毎日お弁当では参加者のモチベーションも下がってしまいかねま
せん。
お弁当屋さんを日々替えたり、和食・洋食・中華とジャンルを替えて、連日同じような食事にならないような配慮をすることもポイントです。
２）参加者
例えば新入社員研修であればボリュームへの注意が必要ですし、外国の方が参加される場合は
使用できる食材の制限や、箸でなくても食べられるものなどの配慮が必要です。
３）プログラム
昼食の時間がどのくらいあるかも重要なポイントです。
ケータリングや外出して食事などは少なくとも1時間以上は必要になります。
また、研修などでプログラムが押してしまったときにお弁当であれば融通が利いたりもします。
レストランでの昼食を予約したのに、午前のプログラムが終わらない、といったことがあると
お店にも迷惑をかけてしまいます。
３．ちょっと変わった昼食・最近流行の昼食
１）フリーランチ
会場の後方やホワイエなどにサンドイッチやおにぎりなど簡単に食べられるものを用意して、
おのおの好きな時間に食べていただけるスタイルです。
セッションやグループディスカッションなどのイベントには大変適しています。
最近はケータリングで料理の見栄えも良く、会場の雰囲気を和ませてよりクリエイティブな
雰囲気を作り出すことができます。
２）ハラール対応弁当・ベジタリアン弁当・グルテンフリー弁当
日本のビジネスシーンでも外国の方が多く活躍されるようになってきました。またアレルギー
などの問題も増加しており、ホテルやお弁当屋さんなどはその対応に追われています。
ベジタリアン向けのお弁当などもオーダーすることができるようになってきました。
※ハラール対応時の注意
最近はハラール対応の食材店やケータリング会社も増えてきていますが、ハラールに関しては
地域などによっても厳密さや対応方法が異なるため、トラブルになるケースがあるようです。
ムスリムフレンドリーと案内するなどの対応策もありますのでしっかりと確認を！
３）ＢＢＱ・カレー
もし屋外で場所があればＢＢＱセット一式準備ができる会社もあります。
チームビルディングの一環としてみんなでカレーを作るなどという企画も面白いかもしれません。
４．昼食の値段
スタイルによって異なりますが、お弁当であれば1000円～1500円が主流です。
役職が上の方などの場合は3000円～5000円程度で、あたたかいごはんやお吸い物がつくお弁当や、松花堂弁当なども人気です。
ケータリングで昼食ビュッフェ形式の場合は、大体５000円程度が主流ですが、何名以上など
の人数制限がありますので要注意です。
５．良くあるトラブルと回避策
１）お弁当が届かない！
当日の交通状況や、お弁当屋さんによっては配送先がわからないなど予期せぬトラブルで時間
にお弁当が届かない、なんてケースも良くあります。会場や代理店と提携のあるお弁当屋さん
をチョイスすれば心配は大分少なくなります。
もし、自分で手配する場合は当日の朝にお弁当屋さんに確認の連絡を忘れずに。
２）午前の部が終わらない！
ホテルのレストランや外部の飲食施設を使う場合は連絡をこまめにしましょう。
途中休憩の段階で会合の進捗度合いをチェックして、早まりそう、遅れそうといった情報を
施設のスタッフに連絡することで、場合によっては柔軟な対応をしてくれることもあります。
３）お弁当の数を間違えた！
実際にお弁当を配ってみたら、数が足りなかった！などは良くある話です。できればお弁当は
予備を含めて多めに発注しましょう。スタッフ分も参加者と同じお弁当にすることで、結果的
にその分が予備ということにもなります。またお弁当を配る順番にも配慮しましょう。
まとめ
会議・研修の参加者にとってはとても楽しみなご昼食ですが、手配する側にとってはとても大変でトラブルも多いのが現実。
こだわりポイントや会合の主旨などを伝えて、会場や代理店に依頼してしまうのが賢明なのかもしれませんね。
