社員研修の事務局として、参加者への事前案内はとても大切な役割です。
「時間になっても参加者が揃わない！連絡もつかない！」なんてトラブルを未然に防ぐためにも、参加者への事前案内はしっかりと作成しましょう。
研修受講案内に記載すべき項目
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日時
研修受講案内には集合時間はもちろんですが、研修の開始時間もしっかりと明記しましょう。
日にちだけでなく、曜日もしっかり記入することで勘違いを防ぐこともできます。
終了後帰りの交通を考えるのに、終了時刻も明記しましょう。
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開催場所
住所・施設名は確実に記載しましょう。
地図は載せているが、住所が漏れてしまっているケースも多く見受けられます。
住所は正確に、最寄り駅や最寄り駅からの所要時間など、できる限り詳しく載せてあげると親切ですね。
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地図、案内図
研修会場の地図は必ず載せましょう。できればGoogleやYahooマップでなく、研修施設が用意している地図を載せると良いでしょう。
研修施設が作っている地図は、多くのお客様からの意見を反映しているので、わかりやすく、目印や拡大図なども載せてあります。
研修の開催場所が決まったら、会場に案内用の地図が欲しいと連絡をしてみてください。
ホームページなどにはない地図ももらえるかもしれません。
最近はGoogleやYahooマップへのリンクするQRコードを記載することも多くあります。
参加者がスマートフォンで調べて来場する際に、文字入力をしなくて済むので大変便利です。
（注）QRコードを乗せる際は、確実にチェックを！
フリーアプリなどでQRコード自体は簡単に作成できますが、作成後必ずチェックをしましょう。
できればテスト送信して、スマートフォンなどで実際に確認しましょう。
以外と「リンクが間違っている」「ＰＣで開いてもスマートフォンでは開かない」などのトラブルも多くあります。
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連絡先電話番号、メールアドレス
連絡先は複数記載するとよいでしょう。
電話番号だけだと、電車内など連絡ができない場合があります。
主催者や運営事務局の連絡先、施設の連絡先は必ず記載しましょう。
対応可能時間も記載しておくと良いかもしれません。
当日の緊急対応に備えて、事務局様が携帯する電話番号を載せると良いですが、公開したくない場合はメールアドレスを記載し、特に当日はこまめにメールチェックをしてください。
できれば受講中の参加者以外の方からの問い合わせ（ご家族など）先も記載すると良いと思います。
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服装
服装の指定があれば、できる限り具体的に記載してください。
意外と困ってしまうのが、平服でお越しください。という案内ですよね。
ビジネスシーンの場合、ジーンズやサンダルで来る人はいないと思いますが、最近はオフィスでもカジュアルが普通ですので、かなり個性的なスタイルで来る人がいるかもしれません。かといってスーツでは研修の雰囲気が固くなってしまう場合がありますので、オフィスカジュアル程度が良いでしょう。
講師によってはこだわりがある場合がありますので、事前にしっかりと打合せをしてください。
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持ち物・事前課題
筆記用具や研修で使用するもの、事前課題がある場合は提出期限や提出先、提出方法なども記載します。
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開催を中止する場合の告知方法
地震、台風その他の理由で研修開催を中止する場合の判断基準、その場合の告知方法などを記載しておくとさらに親切です。
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宿泊先
宿泊先が会議室と別の施設の場合は宿泊先の記載も忘れずに。
会議室と同様に住所や地図などを記載してください。
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プログラム
開始終了時刻はもちろん、開場や受付開始時間も記載するとよいでしょう。
アジェンダもできる限り細かく記載すると参加者も安心です。
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食事
食事がついているのか、食事休憩は何時か、など。営業の方などは連絡可能な時間が気になりますよね。
まとめ
研修を成功させるために、参加者が集中できる環境を作ることは事務局としてとても大切だと思います。
案内が不十分だと、参加者は研修前にストレスを感じてしまったり、ネガティブな気持ちでスタートしてしまうことも考えられます。そのようなことの無いように、案内も細心の注意を払う必要があります。
ここで挙げた項目をすべて記載する必要はありませんが、参加者の気持ちになって必要な情報を的確に案内したいものです。
