意外と面倒な精算の話
施設選びの際は、支払方法の確認を忘れずに！
研修や会議、イベントなどの会場選びの際に、会場の場所や広さやロケーション、料金などは当然考えますよね。ですが精算方法まで確認する人は意外と少ないのではないでしょうか。ようやく意に沿った会場が手配出来て、いよいよ準備が大詰め、という時に支払いの話がでてきて「聞いてないよ~」とならないように、事前にしっかりと確認をしておきましょう。
貸し会議室やイベント会場は事前支払が基本。
貸し会議室やイベントホールなど多くの会場は事前支払いが基本となっています。
利用日の○○日前までに振り込み、支払いが完了しなければ正式な予約とならない、など施設によってルールは様々ですが、いずれにしても利用する前に入金をしなければなりません。
当日に現金やクレジットカードで支払いをしたい、後日請求書にて対応してほしい時などは、予約の前にその旨を伝えて、手続きが必要かどうかを確認しましょう。
法人利用でも後日の支払いは難しいの？
社用で会場を利用する際、できれば請求書を発行してもらって後日振り込みにしてもらいたいものですが、これがなかなか難しいものなのです。
施設が後日支払いを承諾するためには、その会社に対する信用調査を行い、売掛の限度額の設定や売掛残金の管理を行わなければなりません。
専門的な経理部門がない施設も多く、売掛の管理をするためのパワーを考慮したとき、にお断りせざるを得ないという判断になってしまうのも仕方のないことなのです。
いずれにしても後日請求書をもらってからの支払い（後払い）は簡単にできることではないと思っていたほうが無難です。
当日の会費徴収で良くあるトラブル。
複数社が参加するセミナーや個人のお集まりなどは、当日に参加費を徴収したい場合もあると思います。当日確実に現金が集まるからそれで施設に支払いをすれば問題ないと思っていても、実はそこにも落とし穴があります。
当日払いＯＫの施設でも、会場に入室する前に支払いを済ませるのが基本です。
幹事様がいくら当日会費を徴収しますと言っても、その保証はありませんので、施設にとっては会場を提供する前に代金を徴収するのは当然のことと言えるでしょう。
更に、当日徴収ですと釣銭を用意したり、領収書を用意したり、会合の開始前の忙しい時間に相当なパワーが割かれてしまいますし、会合のあいだ中現金を保管しておかなければいけませんので、できれば当日の会費徴収は避けたいものです。
小規模の会場はクレジットカードが主流、ですが注意しなければいけないことも。
自部署内の会議、打合せなど少人数の会合の際に便利な会場探しサイトも増えてきました。
何より短時間、少人数でも利用できて、予約のほとんどがWEB上で完結します。当日も会場のスタッフに合わずに完全セルフの会場も増えています。
数万円程度の会場費であれば、予約サイトにクレジットカードを登録すれば、自動で清算が完了して大変便利です。
ただし、この場合も注意しなければいけないことがあります。
キャンセルや変更の際の対応です。
予約完了のタイミングでクレジットカードから引き落としされる場合や、一旦予約確定するとキャンセルや変更ができない場合があります。
スピーディーに予約できてとても便利な仕組みですが、変更、キャンセルなどの手続きは逆に手間がかかってしまう可能性もあります。
会合の開催が流動的な場合や、だいぶ先の日程での予約の際は注意が必要ですね。
イベント共催での支払いの折半なども。
イベントの会場費は自社持ち、弁当などは共催する別会社持ちというのも良く聞く話です。
こうなると見積りや請求を分けてもらったり、売掛の登録も複数だったり、本当に大変です。
仮に手続きができたとしても、割り切れない数字はどうしよう、個人で使った分はどうしよう、など細かい問題も残ってしまいます。
支払い元が複数の場合やイレギュラーな場合などは予約段階で詳細を施設と相談をしておくようにしましょう。
支払い手続きの手間を省くための裏技はコレ！
私たちのような代理店に施設予約の依頼をすると、単純に会場を探す手間が省けるというだけでなく実はいろいろなメリットがあります。
貸会議室やイベント会場費はもちろん、当日追加で発生してしまった分についても、後日代理店からまとめて一枚の請求書にすることができます。
お弁当やケータリングなどの飲食費についても、それぞれ発注をした会社に支払うことが多いため、こちらもまとめて請求してほしいなどの要望にもお応えできます。
さらに複数会場にまたがるイベントや、全国各地で開催されるイベントなど、施設ごとに支払方法や支払規程が異なるばあいでも、私たち代理店経由での予約であれば支払いを一本化することが可能になります。
会場や手配物業者それぞれに支払方法や支払日を確認して、請求内容を確認し、経理に回して・・・という手間を省くためにも、代理店をうまく使うことも、事務局担当者の業務軽減につながる裏ワザです。
（注）代理店でも後日請求対応には事前審査があります。